Условия маршрутизации в 1с документооборот

Условия маршрутизации в 1с документооборот

02 сентября в 11.00 компания «1С:ВДГБ» проводит бесплатный вебинар совместно с компанией «АРТсаТерра» на тему «Как построить процесс согласования платежей в «1С:Документооборот».

Квалифицированный лектор на примерах расскажет о маршрутизации платежей на основе программы «1С:Документооборот». Наша цель – упростить работу Вашей компании при помощи программного продукта, который способен наилучшим образом провести автоматизацию процесса согласования платежей.

В программе вебинара:

1. Настройка процесса согласования платежей на основе комплексного процесса;

2. Заполнение карточки документа на оплату;

3. Выполнение процесса согласования платежей;

4. Формирование реестра платежей;

5. Как построить процесс согласования платежей для вашей компании;

6. Ответы на вопросы участников.

Ниже размещен сценарий видеоролика о модуле «Корпоративные процессы», который вы можете посмотреть здесь

Сегодня мы покажем вам небольшой видеоролик о создании бизнес-процессов в «1С:Документооборот КОРП» с помощью новой подсистемы «Корпоративные процессы».

Откроем подсистему «Корпоративные процессы».

Корпоративные процессы создаются и редактируются в обычном пользовательском режиме без программировния. Проектирование процессов происходит в справочнике «Виды процессов». Далее, на основании этого справочника создаются и запускаются на исполнение экземпляры процессов.

Экземпляры процессов порождают задачи и выполняют другие действия по маршруту выполнения бизнес-процесса.

Перейдем к проектированию нового вида бизнес-процесса. Создадим новый элемент справочника. В данном ролике мы будем создавать достаточно простой процесс, назовем его «Оплата счета».

В маршруте бизнес-процесса можно использовать точки различных видов.
Для выдачи задач используется точка с типом «Действие».

Откроем точку «Действия» — мы видим, можно настроить список пользователей, установить текст задания и настроить прочие параметры.

Установим наименование «Уточните срок поставки и сумму счета», в качестве исполнителя выберем одного сотрудника — Великанову.

Запишем и закроем точку.

На закладке «Параметры процесса» установим предмет — входящий документ, его необходимо будет заполнить в нашей точке действия.

Установим название «Счет поставщика».

В нашем примере бизнес-процесс будет анализировать сумму счета и если она меньше 100 тысяч рублей, процесс пойдет по одной ветви, если больше по другой.

Вернемся к схеме маршрута бизнес-процесса, добавим точку «Условие» и ещё одну точку «Действие».
Соединим их с точкой «Завершение».

Обратите внимание, настройка бизнес-процессов выполняется без программирования, в пользовательском режиме.

Откроем точку «Условие». Установим наименование «Сумма счета больше 100 тысяч ?». Мы можем установить проверку условия по значением реквизитов нашего предмета. Но, мы сейчас рассмотрим дополнительную возможность, предоставляемую модулем «Корпоративные процессы».
Установим тип «Проверка значений переменных».

Вернемся в наш вид процесса и перейдем на закладку «Переменные». Добавим две переменные «Сумма счета» и «Срок поставки». Теперь мы можем использовать эти переменные во всех точках процесса.
Откроем точку «Условия» и отредактируем тип условия «Проверка значений переменных». Укажем что сумма счета должна быть больше 100 тысяч. В таком случае маршрут пойдет по ветви «Да», иначе по ветви «Нет».

Теперь откроем первую точку «Действие» и на закладке «Переменные» укажем необходимость заполнения двух переменных исполнителем этой задачи.

Настройка выполняется на закладке «Переменные». Отметим здесь флажок «Обязательная».
Теперь перейдем к точке действия по ветви «Нет». Установим её наименование. Пусть это будет «Простая оплата». Исполнителем в данной точке будет главный бухгалтер — Зеленец.

Давайте теперь определим, какие действия будут выполнятся при прохождении по ветви «Нет». Тут сумма счета больше 100 тысяч и мы планируем запускать отдельный подчиненный бизнес-процесс для согласования такого счета.

Добавим точку «Вложенный процесс». Мы можем указать корпоративный процесс также созданный с помощью визуального редактора, а можем указать один из типовых процессов «1С:Документооборот КОРП».

Давайте выберем шаблон типового процесса «Согласование» с наименованием «Согласование заявки на расходование средств». Также отметим флажок «Останавливать текущий процесс до окончания подпроцесса». Теперь, если процесс пойдет по ветви «Да» он автоматически запустит подроцесс согласования заявки и будет ждать его выполнения. Установим наименование «Согласование заявки».

Когда подпроцесс будет выполнен управление вернется в наш процесс и, если бы мы разместили другие точки в этой ветви процесс начал бы их выполнение. В нашем же кратком примере процесс перейдет к точке «Завершение» и корпоративный бизнес-процесс будет завершен.

Запишем наш вид процесса и создадим на его основе экземпляр бизнес-процесса.

Создадим новый экземпляр нажав на кнопку «Создать экземпляр процесса»
Установим его наименование — «Согласование оплаты счета» и отправим процесс на исполнение нажав кнопку «Старт».

Давайте теперь посмотрим его схему. Мы видим, что процесс начал выполнятся и перешел к первой точке «Действие» с названием » Уточните срок поставки и сумму счета» — данная точка выделена желтым на схеме. В этой точке были созданы задачи пользователям. Перейдем на закладку «Задачи сотрудников», здесь видно выданные процессом задачи для исполнителей.

Закроем экземпляр процесса и закроем вид процесса.

Перейдем в общий список задач программы «1С:Документооборот». Для этого откроем подсистему «Совместная работа» и выберем пункт «Все задачи».

Так же можно открыть список задач исполнителей и из подсистемы «Управление процессами».
Мы видим, что задачи, созданные «Корпоративным процессом» (построенным в визуальном редакторе) размещаются вместе с остальными задачами, соответственно, нам будут доступны все средства анализа задач системы «1С:Документооборот КОРП».

Читайте также:  Как распечатать word без примечаний

Теперь откроем систему от лица сотрудника Великанова.

Все задачи, созданные в настроенным нами маршруте бизнес-процесса также отображаются в разделе «Начальная страница» системы «1С:Документооборот», в подразделах «Задачи мне» или «Задачи отдела».

Откроем список задач сотрудника. Мы видим задачу из корпоративного процесса «Оплата счетов».
Откроем задачу уточнения срока и суммы.

Попробуем выполнить. Система не принимает результат, так как не заполнены обязательные реквизиты.

Заполним переменные процесса, установим сумму счета меньше 100 тысяч, например 45 тысяч. Установим дату поставки например, 16 ноября 2015 года

Также укажем счет поставщика и выполним задачу исполнителя.

Вернемся к нашему экземпляру процесса через список «Корпоративные процессы».

Посмотрим на схему процесса, мы наглядно видим, что процесс прошел дальше — ко второй точке.
Откроем процесс.

Посмотрим журнал процесса, мы видим, что все действия аккуратно протоколируются.

С корпоративными бизнес-процессами можно выполнять те же действия, что и с обычными процессами программы «1С:Документооборот» в том числе можно настраивать их повторение, устанавливать подписку на события и выполнять прочие действия.

Все эти действия доступны через пункт меню «Ещё» списка корпоративных процессов.
Например, можно поставить наш бизнес-процесс на контроль, в таком случае он будет отображаться на начальной странице пользователя в разделе «Контроль».

Давайте снова откроем вид процесса.

Обратите внимание на возможность настроить формы процессов и задач без программирования. Например, для полного соответствия целям автоматизации бизнес-процесса предприятия, вы можете полностью изменить название кнопок форм бизнес-процессов, переопределить названия закладок или скрыть не нужные элементы.

Мы с вами рассмотрели создание и настройку нового вида бизнес-процесса, запуск его исполнение и работу пользователей с его задачами.

При необходимости вы можете сами создавать, изменять и настраивать бизнес-процессы в «1С:Документооборот» без внесения изменений в «Конфигураторе» и привлечения программистов. Это просто и действительно удобно.

Дополнительной возможностью подсистемы «Корпоративные процессы» является возможность создавать библиотеку бизнес-процессов и обмениваться настроенными видами процессов с помощью xml-файлов. Каждый вид бизнес-процесса можно выгрузить в файл и в последующем загрузить из файла в другой базе данных.

Планируется размещение библиотеки общедоступных бизнес-процессов на нашем сайте.
Рассмотрим другие возможности по проектированию процессов в подсистеме «Корпоративные процессы».
Давайте теперь откроем вид процесса «Закупка оборудования». Данный вид процессам мы создали ранее и вы можете найти его в демонстрационной базе нашего продукта.

В данном виде процесса есть точка выбора оборудования. Это точка с типом «Выбор варианта». В отличие от точки «Условие» в такой точке можно определить выбор среди нескольких ветвей маршрута.

Откроем точку выбора варианта. В ней можно реализовать выбор по «Условиям маршрутизации», по произвольной программной функции или, как в нашем случае, по значениям переменных процесса.
В нашем процессе существует переменная «Тип оборудования» у неё может быть три значения. Каждому значению мы определили свою ветвь маршрута.

Например, если переменной «Тип оборудования» будет присвоено значение «Промышленное», то процесс пойдет к ветви «Подготовка основного склада».

В данном процесс также реализована настройка экранных форм задач и процессов.
Перейдем на закладку «Параметры процесса». В нижней части указана настройка «Процесс оборудования». Давайте откроем её. Мы видим, что в ней мы переопределили названия некоторых закладок формы процесса и названия кнопок.

Например, стандартная кнопка «Старт» теперь называется «Начать закупку». Вернемся к общей схеме закупки оборудования.

Все рассмотренные нами возможности реализуются без изменения программного кода программы «1С:Документооборот КОРП«.

Мы увидели, что создание новых процессов выполняется в пользовательском режиме быстро и эффективно.

В демонстрационной версии продукта вы можете найти рассмотренные возможности, а также дополнительный функционал продукта.

Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"

"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
  • параллельное;
  • последовательное;
  • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
Читайте также:  Как узнать постоянный ip или нет
  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
  • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация.
  • Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, — самому директору или его заместителю.

    Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

    Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

    Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

    Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

    Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

    Электронная почта

    Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

    Работа с документами

    "1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

    Хранение и права доступа

    В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

    Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

    Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

    Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

    Регистрация входящих и исходящих документов

    "1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

    Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

    Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

    • учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
    • автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
    • оповещение исполнителей;
    • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
    • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
    • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

    • подготовка проекта договора;
    • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
    • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
    • учет и контроль сроков действия договоров;
    • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
    • многовалютный учет сумм договоров;
    • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
    • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
    • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
    • расторжение договора.

    Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

    Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

    Читайте также:  Корел дро что это

    Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

    Просмотр, редактирование и контроль версий

    Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

    Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

    "1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

    При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

    Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

    Шаблоны документов и файлов

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

    При создании нового документа с использованием шаблона , реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

    • распечатать на отдельном листе;
    • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
    • распечатать на наклейке;
    • вставить в электронный документ как изображение.

    Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

    Печать регистрационных штампов документов

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

    Связи между документами

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

    Несколько резолюций в документах

    В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

    Переадресация входящих документов

    В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

    Контроль переданных документов

    Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

    Учет обращений граждан

    В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

    Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

    Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

    Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

    В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

    Организация распределенной информационной базы

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

    Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

    В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

    • "Управление производственным предприятием", 1.3.6;
    • "Управление торговлей", 11.0.6;
    • "Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
    • "Управление небольшой фирмой", 1.2.2.

    Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

    • "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
    • "Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
    • "Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
    • "Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
    • "Управление торговлей", редакция 10.

    Веб-сервисы работы с файлами

    "1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector