Что такое предметный указатель в ворде

Что такое предметный указатель в ворде

Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах — скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап — это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

  1. Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

  1. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.
  2. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
  3. Щелкните на кнопке Пометить.

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)

  1. Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды. В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

  1. Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.

  1. Закончив, щелкните на кнопке Закрыть.

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

  1. Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу , которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

  1. Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.
  2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.
  3. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Рис. 22.4. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели

  1. Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.
Читайте также:  Как узнать место нахождения айфона

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. В области Образецпечатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

  1. Щелкните на кнопке ОК.

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)

  • Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.
  • Используйте комбинацию клавиш для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

Типичный элемент предметного указателя состоит из названия раздела и номера страницы, на которой рассматривается данный раздел.

Создание предметного указателя проходит в два этапа:

I этап — пометка элемента предметного указателя;

II этап — сбoрка и размещение предметного указателя.

Пометка элемента предметного указателя происходит следующим образом:

· выделить текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя;

· выбрать команду ВставкаÞОглавление и указатели, перейти на вкладку Указатель и щелкнуть на кнопке Пометить ;

· в открывшемся диалоговом окне «Определение элемента указателя» (образец окна дан на рис.23) выделенный текст появится в поле Основной (при необходимости можно отредактировать этот текст);

рис.14. Диалоговое окно «Определение элемента указателя»

· если требуется создать дополнительный элемент указателя, введите его в поле Дополнительный (в предметном указателе данный элемент будет с отступом);

· необходимо убедиться, что установлен переключатель текущая страница – чтобы в элементе предметного указателя был приведен номер страницы, на которой находится данный элемент;

· если установлен переключатель перекрестная ссыл-ка, то в находящемся рядом поле вводится текст ссылки. Этот текст будет присутствовать в предметном указателе вместо номера страницы (см. рис.24);

· щелкнуть на кнопке Пометить;

· щелкнуть на кнопке Закрыть.

Сборка и размещение предметного указателя происходит следующим образом:

· установить курсор в том месте документа, где требуется вставить предметный указатель;

· выбрать команду ВставкаÞОглавление и указатели, перейти на вкладку Указатель;

· в открывшемся диалоговом окне (образец окна дан на рис.24) для предметного указателя можно выбратьтип, формат, выравнивание, число колонок и символ – заполнитель;

· щелкнуть на кнопке ОК.

рис.15. Диалоговое окно «Оглавление и указатели»

Упражнение 2

1. Разместите каждую главу с блоком текста на отдельных страницах (в документе должно быть три страницы).

2. Создайте предметный указатель на новой странице в конце документа, включив в него следующие элементы:

— информация (дополнительные элементы – свойства, классификация, кодирование);

— информационные (дополнительные элементы – системы, технологии)

3. Добавьте в созданный предметный указатель элементы ИС и системы, используя переключатель перекрестная ссылка к элементу предметного указателя информационные системы.

4. Аналогично для элемента технологии примените перекрестную ссылку.

5. Укажите параметры предметного указателя:

Определение элементов указателя

Издание «Программа развития научной библиотеки» мы хотим снабдить предметным указателем. Таким:

Для этого в тексте нужно пометить понятия, которые мы хотим увидеть в этом указателе. Просматриваем текст и ищем нужные слова.

Читайте также:  Разлиновка листа а4 в линейку распечатать шаблон

Вот слово « КАТАЛОГ». Выделим нужное слово из текста (выделяйте без окончаний), нажмём Shift + Alt + X (или меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, Пометка). В появившемся окне «Определение элемента указателя» можно поменять форму представления этих понятий: например, не «каталог», а «каталоги». Теперь нажать кнопку «Пометить».

Вы видите, что в тексте добавилось поле XE , оформленное как скрытый текст. То есть, если нажать кнопку «Непечатаемые знаки» , то этого поля не будет видно.

Сейчас мы пометили одно место из текста, но ведь в этом тексте о разных каталогах сказано много раз на разных страницах – что же придётся вылавливать их по одному? Нет, для пометки этого понятия сразу во всём тексте нужно в окне «Определение элемента указателя» нажать кнопку «Пометить все». Теперь понятно, почему мы выделяли часть слова без окончаний: чтобы помечалось всё независимо от грамматических форм.

Вот как это будет выглядеть в предметном указателе:

каталог 1, 7, 12, 17, 18, 19, 20, 21, 27, 28, 31, 32, 34, 38, 42, 43, 47, 49

Однако в тексте речь идет о разных каталогах: генеральном, алфавитных, систематических, электронном. Хочется, чтобы всё это нашло отражение в предметном указателе. Значит, нужно создать многоуровневый указатель.

Многоуровневый указатель

Эта часть текста рассказывает об истории создания системы каталогов. В указателе это должно выглядеть так:

вид в предметном указателе

Значит, основным элементом будет « каталоги », дополнительным – « история ».

Выделим нужное слово из текста, нажмём Shift + Alt + X (или меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, Пометка). Пишем нужную форму основного и дополнительного элементов.

Теперь это место из текста, которое должно быть включено в предметный указатель, нами помечено. В фигурных скобках появилось значение «каталоги: история».

Теперь мы хотим, чтобы в ПУ отразились «систематические каталоги».

вид в предметном указателе

Нужно выделить всё словосочетание, но в окне «Определение элемента указателя» сформулировать по правилам тезауруса: каталоги – систематические. ВНИМАНИЕ, на этот раз нажимаем кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте словосочетание «систематического каталога» пометилось назначенным нами словами.

Теперь нужно из всего остального текста выбрать упоминания о систематическом каталоге и разметить их также. Через обычный полнотекстовый поиск ищем все грамматически формы, поэтому не пишите окончаний.

Не забудьте, что нужно нажимать кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте попадающие словосочетания пометилось назначенным нами словами:

То же проделать с «картотеками журнальных статей», «алфавитным каталогом» и др. терминами.

Из сведений об электронном каталоге мы решили выделить информацию о базах данных – это значит, что понадобится элемент третьего уровня: каталоги – электронный – базы данных. Для этого после текста второго уровня нужно поставить двоеточие.

Поле того, как текст размечен, можно сформировать предметный указатель. Меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, вкладка Указатель. Здесь же можно выбрать и внешний вид вашего указателя.

Определение элементов указателя

Издание «Программа развития научной библиотеки» мы хотим снабдить предметным указателем. Таким:

Для этого в тексте нужно пометить понятия, которые мы хотим увидеть в этом указателе. Просматриваем текст и ищем нужные слова.

Читайте также:  Сони тринитрон настройка каналов с пульта

Вот слово « КАТАЛОГ». Выделим нужное слово из текста (выделяйте без окончаний), нажмём Shift + Alt + X (или вкладка Ссылки, раздел «Пометить документ»).

В появившемся окне «Определение элемента указателя» можно поменять форму представления этих понятий: например, не «каталог», а «каталоги». Теперь нажать кнопку «Пометить».

Вы видите, что в тексте добавилось поле XE , оформленное как скрытый текст. То есть, если нажать кнопку «Непечатаемые знаки» , то этого поля не будет видно.

Сейчас мы пометили одно место из текста, но ведь в этом тексте о разных каталогах сказано много раз на разных страницах – что же придётся вылавливать их по одному? Нет, для пометки этого понятия сразу во всём тексте нужно в окне «Определение элемента указателя» нажать кнопку «Пометить все». Теперь понятно, почему мы выделяли часть слова без окончаний: чтобы помечалось всё независимо от грамматических форм.

Вот как это будет выглядеть в предметном указателе:

каталог 1, 7, 12, 17, 18, 19, 20, 21, 27, 28, 31, 32, 34, 38, 42, 43, 47, 49

Однако в тексте речь идет о разных каталогах: генеральном, алфавитных, систематических, электронном. Хочется, чтобы всё это нашло отражение в предметном указателе. Значит, нужно создать многоуровневый указатель.

Многоуровневый указатель

Эта часть текста рассказывает об истории создания системы каталогов. В указателе это должно выглядеть так:

вид в предметном указателе

Значит, основным элементом будет « каталоги », дополнительным – « история ».

Выделим нужное слово из текста, нажмём Shift + Alt + X (или вкладка Ссылки, раздел «Пометить документ»). Пишем нужную форму основного и дополнительного элементов.

Теперь это место из текста, которое должно быть включено в предметный указатель, нами помечено. В фигурных скобках появилось значение «каталоги: история».

Теперь мы хотим, чтобы в ПУ отразились «систематические каталоги».

вид в предметном указателе

Нужно выделить всё словосочетание, но в окне «Определение элемента указателя» сформулировать по правилам тезауруса: каталоги – систематические. ВНИМАНИЕ, на этот раз нажимаем кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте словосочетание «систематического каталога» пометилось назначенным нами словами.

Теперь нужно из всего остального текста выбрать упоминания о систематическом каталоге и разметить их также. Через обычный полнотекстовый поиск (вкладка Главная, раздел Н айти; или CTRL + F ) ищем все грамматически формы, поэтому не пишите окончаний.

Не забудьте, что нужно нажимать кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте попадающие словосочетания пометилось назначенным нами словами:

То же проделать с «картотеками журнальных статей», «алфавитным каталогом» и др. терминами.

Из сведений об электронном каталоге мы решили выделить информацию о базах данных – это значит, что понадобится элемент третьего уровня: каталоги – электронный – базы данных. Для этого после текста второго уровня нужно поставить двоеточие.

Поле того, как текст размечен, можно сформировать предметный указатель. Меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, вкладка Указатель. Здесь же можно выбрать и внешний вид вашего указателя.

Внимание. Если Вы что-то добавляете или убираете в указателе – не забудьте обновить его, чтобы все изменения в нём отразились.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector